Ou comment réduire vos couts et risques de projet d’implémentation de systèmes d’information…
Vous cherchez à remplacer un de vos systèmes d’information (ERP, CRM, MES, GMAO…) vous passez donc par la case « cahier des charges » et vous réalisez un appel d’offres qui vous sert a sélectionner l’éditeur et/ ou intégrateur. ….Jusque là tout se passe bien….
Et puis… ça ne se passe plus comme prévu….
- En cours de conception, vous découvrez certaines limites du produit qui vous obligent à modifier vos processus…
- Vous aviez juré « Pas de spécifiques »… et vous devez en réaliser…
- L’outil répond individuellement aux fonctions du Cahier des Charges mais ne permet pas la mise en œuvre du processus (combinaisons de fonctionnalités…).
- Vous devez abandonner certaines réflexions/ prise de décision pour ne pas retarder l’ensemble du projet.
- Les consultants vous imposent les processus prévus dans l’outil.
En final, le projet est (au mieux) positif, mais
- Il n’a pas permis la refonte ni l’optimisation des processus,
- Vous avez du arbitrer entre spécifiques et fonctionnement dégradé,
- Vous conservez un certain nombre d’outils excel/access… autour de l’applicatif …
Si cette histoire vous rappelle quelque chose, vous pouvez lire la suite :
L’alternative au cahier des charges basé sur des fonctionnalités jugées nécessaires pour l’exécution des processus est de réaliser la conception générale de la solution en amont du projet, avant d’avoir sélectionné l’éditeur et l’intégrateur.
Vous me direz que l’on met la charrue avant les bœufs et que la phase de conception générale est faite en cours du projet en tenant compte des contraintes et spécificités du produit.
C’est précisément l’intérêt de la méthode :
- Vous n’allez pas sélectionner un logiciel sur la base d’un catalogue de fonctions que vous n’allez pas forcement pleinement utiliser.
- Les consultants « application » de l’intégrateur maitrisent (normalement) parfaitement le produit mais sont jugés sur la tenue des délais et du budget. Ils vont donc naturellement « pousser » votre processus dans le cadre de l’outil sans pour autant l’optimiser.
- Les écarts entre vos besoins et l’outil apparaissent trop tard et l’intégrateur est en situation de force. Il vous propose comme alternative un développement spécifique qui va provoquer un décalage de planning et de budget.
La réalisation de la conception générale en amont au cahier des charges permet :
- De décrire précisément les flux actuels et cibles en chiffrant les gains à obtenir par la transformation.
- De s’affranchir, dans un premier temps, des contraintes outils.
- D’identifier (avec l’aide des consultants expert qui vous accompagnent) les points critiques du processus qui vont faire porter un risque sur le projet (car pas toujours couvert pas les solutions).
- De permettre les décisions sur les options de processus en amont du projet sans être contraint par un planning serré de test et de déploiement (sérénité dans la prise de solution).
- De challenger les intégrateurs / éditeurs durant la phase commerciales par rapport à votre besoin et non plus par rapport à ce qu’il offrent (inversion des rôles) sachant que l’avant vente n’est généralement pas facturée.
- De faire travailler en amont les « key user » métier afin de pré évaluer leur pertinence. Cela vous donnera l’opportunité d’affiner l’équipe projet si besoin.
Vous allez répondre que :
- Cela retarde le projet (phase de conception en amont).
- Cela augmente le budget : appel à un cabinet de conseil pour cette phase alors que la conception générale est souvent incluse dans la réponse de l’intégrateur.
- La conception générale devra être refaite avec l’intégrateur dans tous les cas pour ajuster les écarts et revoir le vocabulaire.
- Cela risque d’orienter le cahier des charges sur tel ou tel éditeur en fonction des processus cibles et / ou architecture cibles spécifiées.
Tout ces arguments militent finalement pour réaliser la conception en amont….
- La conception générale est malheureusement souvent bâclée voir inexistante (passage directement en conception détaillée).
- La réalisation de cette conception en amont va permettre de bâtir un vrai planning projet car elle identifie les difficultés du projet en amont avant même la contractualisation.
- La précision du besoin en amont va permettre à l’intégrateur de mieux intégrer les risques et en final de faire une proposition financière inférieure.
Faisons un parallèle avec la construction d’une maison, sauterions nous les plans de l’architecte en passant directement d’une expression de besoins (nombre de pièces, surface, étages, matériaux…) à des plans détaillés, voire une construction finie. Et cela pour économiser les honoraires de l’architecte…..
La clé du succès d’une bonne conception détaillée amont repose sur l’équipe de consultants (et votre équipe métier). Elle doit avoir la double compétence métier et système afin de pouvoir challenger les équipes métier sur leur besoin réel et non pas supposé :
- Revenir au besoin et à la valeur ajouté (et non pas juste la solution proposée par le Key user).
- Lier en permanence le processus le système et les données associées.
- Identifier les écarts aux « best practices » et les challenger.
- Garder de la hauteur.
Les équipes de Wconseil réalisent déjà cette démarches avec succès pour leur clients… Pourquoi ne pas nous confier l’accompagnement de votre conception générale « amont » afin de bâtir avec vous les bases de la meilleur implémentation ?
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